QM-Aktivitäten

Im Bereich Bildung stellt das Portal für Lehre und Studium (PLuS) den Professorinnen und Professoren sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Westsächsischen Hochschule wichtige Informationen, Gesetze, hausinterne und übergreifende Vorgaben rund um Lehre und Studium bereit. Das Portal ist auf der Homepage der WHZ unter dem Menüpunkt Lehre zu finden. Die zentralen Prozesse im Bereich Lehre und Studium werden mit Hilfe von Prozessteams kontinuierlich auf Verbesserungspotentiale geprüft, nutzerfreundlich aufbereitet und den Nutzern in Tabellenform, versehen mit Zuständigkeiten, Links zu Dokumenten und Zeitplänen, zur Verfügung gestellt.

Lehrspezifische Prozesse wie z. B. Studiengang neu- und weiterentwickeln, Studiengang akkreditieren/extern evaluieren oder Interne Evaluation/Lehrberichte werden mit Hilfe von Prozessteams transparenter gestaltet und übersichtlich im Portal abgebildet. Die zu nutzenden Dokumente werden inhaltlich geprüft und ggf. angepasst. Insgesamt werden der schnelle und direkte Zugang zu wichtigen Informationen und Dokumenten erleichtert und die Zuständigkeiten der Prozessbeteiligten kenntlich gemacht.

Ein Beispiel für ein prozessorientiertes IT-Management von Studiengängen und Modulen ist die webbasierte Moduldatenbank „Modulux“. Durch die Integration eines Workflows werden Abläufe transparent gemacht und deren Einhaltung abgesichert.

Einen wichtigen Beitrag zu guter studierendenzentrierter Lehre leistet das umfassende Angebot im Bereich der Hochschuldidaktik. Neben Workshopangeboten und individueller Beratung werden auch spezifische Formate wie z.B. die E-Tutoren- und Tutorenschulungen, TAP als Instrument qualitativer Lehrevaluation sowie der Werkzeugkasten Hochschullehre angeboten.

Im Bereich der Forschung werden, vor dem Hintergrund der Verbesserung des Services für Forschende und der Forschungskommunikation, kontinuierlich qualitätssichernde Instrumente (weiter-)entwickelt. Neben der Prozessoptimierung relevanter Forschungsprozesse wurde einForschungs-Informations-Systems (FIS) entwickelt sowie ein Forschungsmagazin zur Berichterstattung herausgegeben.

Viele Ziele, die mit der Einführung des Qualitätsmanagements verfolgt werden, können nur in Kombination mit einem entsprechenden Prozessmanagement erreicht werden. Mit der derzeitigen Einführung eines ERP-Systems steht unter anderem das Prozessmanagement im Mittelpunkt unseres Handelns. Vorausschauend wurden in den letzten beiden Jahren alle relevanten Prozesse in den Struktureinheiten der zentralen Hochschulverwaltung und in zentralen Einrichtungen der Hochschule analysiert und dokumentiert. Die Schwerpunkte lagen auf dem Finden eines „roten Fadens“ pro definierten Hauptprozess und der Einbeziehung aller Prozessbeteiligten. Die ermittelten Prozesse bilden jetzt die Grundlage, um unsere Anforderungen im neuen ERP-System umsetzen zu können. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen den Struktureinheiten, zentralen Einrichtungen und Fakultäten entwickelte sich die Kommunikation innerhalb der Hochschule weiter mit dem positiven Effekt, dass einige Abläufe und vorhandene Dokumente verbessert werden konnten.

Gleichzeitig mit der Prozessanalyse wurde das vorhandene Dokumentenmanagementsystem überarbeitet. Mit neuer Struktur und verbesserter Nutzerfreundlichkeit stehen allen Mitarbeitern, Studierenden und Gästen das Organisationshandbuch (OHB) und der Formulardienst zur Verfügung. Die zentrale Ablage im Intranet und einen vereinfachten Zugriff tragen zu einem geringeren Zeitaufwand und zur Arbeitserleichterung bei. Neu eingerichtet wurde die Rubrik „Informationen“. Hier findet man zu jeder Kategorie aus OHB und Formulardienst weitere nützliche Hinweise, aktuelle Regularien und Gesetzestexte.

Unter dem Dach des Qualitätsmanagements lassen sich weitere Hochschulmanagementsysteme zusammenfassen. Innerhalb des Risikomanagements werden alle positiven und negativen, strategischen bzw. operativen sowie internen und externen Einflüsse betrachtet. Bei der Identifikation und Bewertung von Risiken erfolgt eine Mitwirkung durch die Mitarbeiterinnen des Qualitätsmanagements. Neben dem Risikomanagement, bei dem die Etablierung schon fortgeschritten ist, sind auch die Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) und Campus Management Systems (CMS) in Vorbereitung. Das ERP-System wird die Bereiche Finanzbuchhaltung, Einkauf/Materialwirtschaft und Projektverwaltung umfassen. Das CMS soll die Themen Studiengangverwaltung, Studierendenverwaltung, Prüfungsverwaltung, Prüfungs- und Raumplanung sowie die IT-Unterstützung von Beratungsprozessen beinhalten. Themen, die sowohl das ERP-System als auch das CMS tangieren, werden Controlling/Berichtswesen, Personalmanagement, Haushaltsmanagement sowie die Kosten- und Leitungsrechnung sein. Auch die Einführung und Umsetzung eines Flächenmanagements gehört zu den zu bearbeitenden Themenfeldern.

Übergreifende Aufgaben des Prozessmanagements beinhalten die Prozessaufnahme, die Dokumentation und die Etablierung von Verbesserungspotentialen und stellen diese den Nutzern möglichst transparent zur Verfügung. Mittel- bis langfristiges Ziel ist eine zentrale Bündelung in einem System.

Das Fundament der vorangehenden Managementsysteme muss eine von allen getragene Qualitätskultur sein. Qualitätskultur kann durch kollegiale Kommunikation erreicht bzw. weiter verbessert werden. Es wurden bereits zahlreiche Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikationsprozesse durchgeführt, so fand bereits ein erster Thementag „Qualität“ und ein Thementag „Gute Lehre“ statt. Zudem wurden Prozessteams gebildet, um Verbesserungspotentiale durch die Partizipation der Prozessbeteiligten zu identifizieren.